Conditions générales

Algemene Voorwaarden

Dienstverlening van OperaSana International BV aan ondernemingen en organisaties
OS-AV-10 · versie 2026.10
Laatst bijgewerkt: 23 oktober 2026

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachtbevestigingen en overeenkomsten van OperaSana International BV, met maatschappelijke zetel te Zwaluwenlaan 2 bus 2, 2390 Malle, KBO 1021.552.431, e-mail info@operasana.be (“OperaSana”).

1. Toepassingsgebied en definities

1.1 Deze voorwaarden gelden voor de levering van alle producten en diensten van OperaSana, waaronder het Vignet Vitaal Werkgeverschap, de VitOScan-producten, rapportering, labels, masterclasses, opleidingen en events (de “Diensten”), aan een onderneming, organisatie of overheid (de “Klant”). Zij gelden niet voor consumenten.

1.2 De overeenkomst tussen OperaSana en de Klant bestaat uit, in afnemende volgorde van voorrang: (a) de door beide partijen aanvaarde opdrachtbevestiging of offerte (de “Opdrachtbevestiging”) met haar bijzondere voorwaarden; (b) de Verwerkersovereenkomst VitOScan; (c) het Reglement Labels en Certificaten, voor zover een label wordt toegekend; en (d) deze algemene voorwaarden (samen de “Overeenkomst”). Wat de verwerking van persoonsgegevens betreft, heeft de Verwerkersovereenkomst VitOScan steeds voorrang.

1.3 De algemene voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, ook niet wanneer ze na deze voorwaarden worden meegedeeld, tenzij OperaSana ze uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaardt.

1.4 Wordt een Dienst via een distributeur van OperaSana besteld, dan gelden de bepalingen van deze voorwaarden over de rol van OperaSana, de medewerking van de Klant, de sleutelfiguren, de rapporten, labels en intellectuele eigendom, de gegevensbescherming, de vertrouwelijkheid en de aansprakelijkheid ook rechtstreeks tussen OperaSana en de Klant. De prijs en de betaling worden dan geregeld tussen de Klant en de distributeur. De Klant aanvaardt die bepalingen aantoonbaar, door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst VitOScan en een schriftelijke of elektronische aanvaarding van deze voorwaarden die de distributeur vóór de start van de uitvoering aan OperaSana bezorgt. Zonder die aanvaarding start OperaSana niet met de uitvoering.

2. Offertes en totstandkoming

2.1 Offertes van OperaSana zijn dertig (30) kalenderdagen geldig, tenzij anders vermeld. Zij zijn gebaseerd op de informatie die de Klant verstrekt, onder meer over het aantal medewerkers, diensten en locaties.

2.2 De Overeenkomst komt tot stand wanneer de Klant de Opdrachtbevestiging ondertekent of schriftelijk of elektronisch aanvaardt.

2.3 OperaSana start met de uitvoering pas nadat de Klant de Opdrachtbevestiging en, voor een meting, de Verwerkersovereenkomst VitOScan heeft ondertekend of aanvaard. Vóór dat ogenblik worden geen meetgegevens verwerkt, ook niet wanneer de Klant vraagt om vroeger te starten.

2.4 Blijkt de informatie van de Klant onjuist of onvolledig, of verandert de scope (bijvoorbeeld door bijkomende diensten of locaties), dan kan OperaSana de prijs en de planning in overleg aanpassen. Bijkomende scans worden aangerekend volgens de Opdrachtbevestiging.

3. Rol van OperaSana: onafhankelijke meting, geen advies

3.1 OperaSana is een onafhankelijke meetpartner. Zij meet en rapporteert de vitaliteit van de organisatie van de Klant op basis van een wetenschappelijk onderbouwde methodologie. Zij geeft geen advies over en voert geen implementatie uit van maatregelen.

3.2 De prioriteitenoverzichten en roadmaps in de rapporten van OperaSana zijn een gestructureerde weergave van de meetresultaten en van de prioriteiten die de Klant zelf heeft bepaald. Zij zijn geen implementatieadvies. De Klant beslist zelf, eventueel bijgestaan door een adviseur naar keuze, welke maatregelen hij neemt.

3.3 De Diensten van OperaSana vervangen niet de wettelijke verplichtingen van de Klant als werkgever, onder meer inzake de risicoanalyse en het globaal preventieplan op grond van de Codex over het welzijn op het werk, noch de opdrachten van de interne of externe dienst voor preventie en bescherming op het werk en de preventieadviseurs. Een label van OperaSana is geen wettelijk vereiste of door een overheid erkende certificering, en geen accreditatie in de zin van de regelgeving over conformiteitsbeoordeling.

3.4 OperaSana voert de Diensten uit met de zorg die van een professionele meetpartner mag worden verwacht. Haar verbintenissen zijn inspanningsverbintenissen. OperaSana garandeert geen bepaalde score, label of verbetering van verzuim of vitaliteit.

4. Uitvoering

4.1 OperaSana kan voor de uitvoering een beroep doen op door haar opgeleide en gecertificeerde Externe Deskundigen, Organisatiecoaches, docenten en andere onderaannemers. Zij blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor hun prestaties.

4.2 Om de onafhankelijkheid van de meting te waarborgen, wijst OperaSana geen Externe Deskundige toe die in de twaalf (12) maanden voorafgaand advies- of implementatiediensten aan de Klant verleende of die de Klant heeft aangebracht.

4.3 Opgegeven termijnen zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk als bindend overeengekomen. Vertraging die te wijten is aan de Klant, zoals een laattijdige aanlevering van documenten of een lage respons, verlengt de termijnen dienovereenkomstig.

5. Medewerking van de Klant

5.1 De Klant duidt een contactpersoon aan en verleent alle medewerking die nodig is voor de uitvoering, onder meer door: (a) tijdig de gevraagde beleidsdocumenten, cijfers en informatie aan te leveren; (b) de vier sleutelfiguren aan te duiden (een vertegenwoordiger van de werkgever, de HR-verantwoordelijke, de preventieadviseur en een werknemersvertegenwoordiger) en hen te informeren over de meting, met gebruik van de privacyverklaring van OperaSana; (c) ervoor te zorgen dat zij de vragenlijst tijdig invullen en beschikbaar zijn voor de interviews; (d) verzuim- en personeelscijfers enkel geaggregeerd op het niveau van de organisatie aan te leveren, zonder gegevens over individuele medewerkers; en (e) de werknemersvertegenwoordiging te informeren en, waar de wet dat vereist, te raadplegen.

5.2 De Klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de informatie die hij aanlevert. De resultaten zijn afhankelijk van die informatie en van de respons.

6. Sleutelfiguren en vertrouwelijkheid

6.1 De VitOScan is een audit van de organisatie. De vragenlijst wordt ingevuld door de sleutelfiguren of, bij het Vignet, de VitOScan micro en de VitOScan zelfservice, door de contactpersoon of het HR-team van de Klant, zoals beschreven in Bijlage 1 van de Verwerkersovereenkomst VitOScan. Er wordt geen vragenlijst afgenomen bij de medewerkers in het algemeen. De Klant oefent geen druk uit op de inhoud van de antwoorden van de sleutelfiguren.

6.2 OperaSana bezorgt de Klant nooit de individuele antwoorden of interviewnotities van een sleutelfiguur. Het rapport beschrijft de bevindingen op het niveau van de organisatie en, waar relevant, per perspectief, zonder letterlijke citaten zonder akkoord van de betrokkene.

6.3 Vertrouwelijkheid betekent niet dat de anonimiteit van een sleutelfiguur gegarandeerd is. Omdat elk perspectief door één persoon wordt vertegenwoordigd, kan een bevinding per perspectief herkenbaar zijn. OperaSana rapporteert daarom enkel: (a) bevindingen over het beleid, de werking en de organisatie, en nooit over het functioneren, de gezondheid of de persoonlijke situatie van een sleutelfiguur; (b) bevindingen per perspectief in samengevatte vorm; en (c) geen verklaringen die een sleutelfiguur tijdens het interview uitdrukkelijk vertrouwelijk wenst te houden. OperaSana licht dit vooraf toe aan de sleutelfiguren.

6.4 De Klant gebruikt de antwoorden, de interviews en het rapport niet om een sleutelfiguur individueel te beoordelen of om beslissingen over die persoon te nemen.

7. Wijziging en annulering

7.1 Verplaatst de Klant een geplande uitvoeringsdag (interview, prioriteitensessie, masterclass) minder dan tien (10) werkdagen vooraf, dan kan OperaSana de daardoor verloren gegane prestaties en kosten aanrekenen, met een maximum van vijftig procent (50 %) van de prijs van die dag of sessie volgens de prijsverdeling in de Opdrachtbevestiging.

7.2 Annuleert de Klant een bevestigde VitOScan-opdracht, dan is het volgende verschuldigd:
a) vóór de start van de meting (verzending van de vragenlijst aan de sleutelfiguren of eerste interview): twintig procent (20 %) van de prijs, als vergoeding voor de voorbereiding;
b) na de start van de meting: de prijs van de reeds uitgevoerde fases en vijftig procent (50 %) van de prijs van de nog niet uitgevoerde fases, volgens de prijsverdeling per fase in de Opdrachtbevestiging;
c) na de oplevering van het rapport: de volledige prijs.

7.3 De bepalingen over annulering van masterclasses, opleidingen en events staan in artikel 15.

7.4 De bedragen in dit artikel omvatten alle kosten van OperaSana, met inbegrip van de inzet van de Externe Deskundige en de Organisatiecoach en de verplaatsingen. Zij worden niet bijkomend aangerekend, en een vergoeding voor een verplaatste uitvoeringsdag wordt in mindering gebracht op een latere annuleringsvergoeding voor dezelfde fase.

7.5 Partijen erkennen dat de bedragen in dit artikel een redelijke raming zijn van de schade van OperaSana. Kan de Klant aantonen dat de werkelijke schade lager is, dan is enkel die schade verschuldigd.

8. Prijzen en betaling

8.1 Prijzen zijn in euro en exclusief btw. Verplaatsingen binnen België zijn inbegrepen, tenzij anders vermeld.

8.2 Eenmalige opdrachten worden uitgevoerd tegen de prijs in de aanvaarde Opdrachtbevestiging. Enkel voor periodieke diensten die over meer dan twaalf (12) maanden lopen, zoals jaarlijkse hermetingen of de verlenging van een label, kan OperaSana de prijs jaarlijks op 1 januari indexeren volgens de formule P1 = P0 × S1 / S0. Daarbij is P0 de prijs in de Opdrachtbevestiging, S0 de gezondheidsindex van de maand vóór de aanvaarding van de Opdrachtbevestiging en S1 de gezondheidsindex van de maand oktober vóór de indexering. Andere prijswijzigingen gelden niet voor reeds aanvaarde Opdrachtbevestigingen.

8.3 Tenzij de Opdrachtbevestiging anders bepaalt, factureert OperaSana vijftig procent (50 %) bij de aanvaarding van de Opdrachtbevestiging en het saldo bij de oplevering van het rapport. Labels, masterclasses en opleidingen worden bij bestelling gefactureerd.

8.4 Facturen zijn betaalbaar binnen dertig (30) kalenderdagen na factuurdatum. Een factuur moet binnen veertien (14) kalenderdagen na ontvangst gemotiveerd worden betwist; het onbetwiste deel blijft betaalbaar. Facturen worden, voor zover de wet dit vereist, elektronisch uitgewisseld via het Peppol-netwerk. De Klant deelt daartoe zijn Peppol-identificatie mee.

8.5 Bij niet-betaling op de vervaldag zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling de interest en de forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten verschuldigd bepaald in de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Dezelfde regeling geldt voor bedragen die OperaSana aan de Klant zou moeten terugbetalen.

8.6 Na een schriftelijke ingebrekestelling die vijftien (15) kalenderdagen zonder gevolg blijft, kan OperaSana de uitvoering opschorten en de toekenning of publicatie van een label uitstellen tot volledige betaling.

9. Rapporten, labels en intellectuele eigendom

9.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op de VitOScan-methodologie, vragenlijsten, scoringsmodellen, benchmarks, software, rapportsjablonen, labels, lesmateriaal en merken van OperaSana blijven de exclusieve eigendom van OperaSana of haar licentiegevers.

9.2 Het merk VitOScan (beeldmerk met woordelementen) is ingeschreven als Beneluxmerk nr. 1392081 en als internationaal merk nr. 1521903, op naam van de heer René Lipsch, handelend onder de naam OperaSana. Hij heeft OperaSana een exclusieve licentie met recht tot sublicentie verleend op dit merk en op de namen en logo’s Vignet Vitaal Werkgeverschap en European Health Certificate, ook wanneer die (nog) niet als merk zijn ingeschreven. Elk gebruiksrecht dat OperaSana op deze tekens toekent, is een sublicentie binnen de grenzen van die licentie.

9.3 Na volledige betaling verkrijgt de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet in de tijd beperkt recht om de aan hem opgeleverde rapporten intern te gebruiken en te delen met zijn medewerkers, werknemersvertegenwoordiging, preventieadviseurs en adviseurs, onder dezelfde vertrouwelijkheid. De Klant mag het rapport ook bezorgen aan bevoegde overheden en inspectiediensten, rechtbanken en verzekeraars, voor zover dat wettelijk verplicht is of redelijkerwijze nodig is om zijn rechten te verdedigen.

9.4 Externe communicatie over de resultaten, een score of een label is enkel toegestaan overeenkomstig het Reglement Labels en Certificaten en mag niet misleidend zijn. Een selectieve of uit haar context gehaalde weergave van de resultaten is niet toegestaan.

9.5 Toegang tot de software van OperaSana is persoonlijk en mag niet met derden worden gedeeld. De Klant zal de software, de vragenlijsten en de scoringsmodellen niet kopiëren, bewerken of trachten na te bootsen.

10. Gegevensbescherming en gebruik van geanonimiseerde gegevens

10.1 Voor de persoonsgegevens die OperaSana tijdens een meting verwerkt, is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en OperaSana verwerker. Deze verwerking wordt geregeld in de Verwerkersovereenkomst VitOScan, die deel uitmaakt van de Overeenkomst.

10.2 De Klant geeft OperaSana de instructie om de meetgegevens, na de rapportering, te anonimiseren en te aggregeren zodat noch de Klant noch een natuurlijke persoon redelijkerwijze identificeerbaar is. OperaSana mag deze geanonimiseerde gegevens gebruiken voor benchmarking, wetenschappelijke validatie, onderzoek met kennispartners en de verbetering van haar methodologie. De Klant wordt in een benchmark nooit bij naam vermeld.

10.3 Voor de persoonsgegevens van de contactpersonen van de Klant treedt OperaSana op als verwerkingsverantwoordelijke, overeenkomstig haar privacyverklaring op www.operasana.be.

10.4 OperaSana kan bij de analyse en rapportering gebruik maken van geautomatiseerde en AI-functionaliteiten. Deze worden uitsluitend gebruikt voor analyses op het niveau van de organisatie; er worden geen profielen van individuele personen opgesteld en geen beslissingen over individuele personen genomen. Elk rapport wordt vóór oplevering door OperaSana of de Externe Deskundige inhoudelijk gevalideerd.

10.5 De Klant gebruikt de resultaten niet om beslissingen te nemen over individuele medewerkers of sleutelfiguren, zoals evaluatie, promotie, sanctie of ontslag.

11. Vertrouwelijkheid

11.1 Elke partij houdt de niet-publieke informatie die zij van de andere partij ontvangt geheim en gebruikt ze enkel voor de uitvoering van de Overeenkomst. Dit geldt tijdens de Overeenkomst en gedurende vijf (5) jaar na het einde ervan, en voor bedrijfsgeheimen zolang zij dat blijven.

11.2 OperaSana vermeldt de naam of het logo van de Klant als referentie enkel met diens voorafgaande schriftelijke toestemming.

12. Klachten

12.1 Opmerkingen over een rapport moeten binnen veertien (14) kalenderdagen na de oplevering schriftelijk en gemotiveerd worden meegedeeld. OperaSana onderzoekt ze en past het rapport aan indien het een materiële fout bevat. Zonder opmerkingen binnen die termijn wordt het rapport geacht te zijn aanvaard, onverminderd verborgen gebreken.

12.2 Een klacht schort de betalingsverplichting voor het onbetwiste deel niet op.

13. Aansprakelijkheid

13.1 OperaSana is enkel aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse gevolg is van een aan haar toerekenbare tekortkoming.

13.2 OperaSana blijft aansprakelijk voor fouten in de meting en de rapportering die aan haar toerekenbaar zijn. Zij is niet aansprakelijk voor de keuze van de Klant om op basis van een correct opgesteld rapport al dan niet maatregelen te nemen, voor de uitvoering van die maatregelen door de Klant of zijn adviseurs, noch voor schade die het gevolg is van onjuiste of onvolledige informatie van de Klant.

13.3 Behalve bij opzettelijke fout, bedrog of schade aan het leven of de fysieke integriteit van een persoon, is de totale aansprakelijkheid van OperaSana per Opdrachtbevestiging beperkt tot de prijs excl. btw van die Opdrachtbevestiging. Bij zware fout is zij beperkt tot het hoogste van de volgende bedragen: driemaal de prijs excl. btw van die Opdrachtbevestiging, of het bedrag dat haar beroepsaansprakelijkheidsverzekering in het betrokken geval uitkeert.

13.4 OperaSana is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen of reputatieschade, behalve bij opzettelijke fout, bedrog of zware fout. Schade door een inbreuk op de gegevensbescherming die aan OperaSana toerekenbaar is, geldt niet als onrechtstreekse schade.

13.5 Een aanspraak op schadevergoeding moet, op straffe van verval, schriftelijk en gemotiveerd aan OperaSana worden meegedeeld binnen één (1) jaar nadat de Klant kennis kreeg of redelijkerwijze kennis had moeten krijgen van de schade en van het feit dat OperaSana daarvoor aansprakelijk kan zijn. Een tijdige schriftelijke aanspraak volstaat; voor de gerechtelijke vordering gelden daarna de wettelijke verjaringstermijnen. Deze termijn geldt niet bij opzettelijke fout of bedrog, noch voor vorderingen die voortvloeien uit aanspraken van betrokkenen of overheden inzake gegevensbescherming.

14. Overmacht

14.1 Geen van beide Partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming die het gevolg is van overmacht, zijnde een gebeurtenis buiten haar wil die zij redelijkerwijze niet kon voorzien of vermijden en die de uitvoering tijdelijk of definitief onmogelijk maakt. De getroffen Partij brengt de andere Partij onverwijld op de hoogte.

14.2 Duurt de overmacht langer dan zestig (60) kalenderdagen, dan kan elke Partij de Overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding, onverminderd de vergoeding van prestaties die vóór de beëindiging werden geleverd.

15. Masterclasses, opleidingen en events

15.1 Inschrijvingen zijn bindend na bevestiging door OperaSana. Voor open sessies gelden de deelnemersvoorwaarden die bij de inschrijving worden meegedeeld. Voor de opleiding tot Externe Deskundige gelden de Deelnemersvoorwaarden Opleiding Externe Deskundige (OS-OPL-15); bij tegenstrijdigheid hebben die voorrang op deze voorwaarden. Schrijft een deelnemer zich in als consument, dan gelden enkel die deelnemersvoorwaarden en niet deze algemene voorwaarden.

15.2 Voor een masterclass of incompany-sessie kan de Klant kosteloos annuleren tot dertig (30) kalenderdagen vóór de sessie. Bij annulering tussen dertig (30) en tien (10) kalenderdagen vooraf is vijftig procent (50 %) verschuldigd, nadien de volledige prijs. Vervanging van een deelnemer door een collega is steeds kosteloos mogelijk.

15.3 OperaSana kan een sessie bij onvoldoende inschrijvingen of overmacht verplaatsen of annuleren. Zij betaalt in dat geval de reeds betaalde bedragen terug of stelt een nieuwe datum voor, zonder verdere schadevergoeding.

15.4 Het lesmateriaal is uitsluitend bestemd voor persoonlijk gebruik door de deelnemers en mag niet worden verspreid of commercieel gebruikt.

16. Duur en beëindiging

16.1 Een Overeenkomst voor een eenmalige Dienst eindigt na de volledige uitvoering en betaling ervan. Een Overeenkomst met een periodieke component (zoals een jaarlijkse hermeting of een label met jaarlijkse verlenging) loopt voor de duur vermeld in de Opdrachtbevestiging en wordt enkel verlengd indien de Opdrachtbevestiging dat uitdrukkelijk bepaalt; OperaSana herinnert de Klant in dat geval minstens twee (2) maanden vooraf aan de verlenging en aan zijn recht om niet te verlengen.

16.2 Elke partij kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien de andere partij een wezenlijke verplichting niet nakomt en daaraan niet binnen dertig (30) kalenderdagen na een schriftelijke ingebrekestelling heeft verholpen. Reeds geleverde prestaties blijven verschuldigd.

17. Slotbepalingen

17.1 OperaSana kan deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen gelden enkel voor Opdrachtbevestigingen die na de wijziging worden aanvaard.

17.2 Is een bepaling van deze voorwaarden nietig of onafdwingbaar, dan blijven de overige bepalingen van kracht en wordt de betrokken bepaling vervangen door een geldige bepaling die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

17.3 De Klant mag zijn rechten en verplichtingen niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van OperaSana.

17.4 De Klant kan een Opdrachtbevestiging geldig aanvaarden door ondertekening, via een elektronisch ondertekeningsplatform of door een uitdrukkelijke aanvaarding per e-mail vanaf een adres van de Klant. Een gekwalificeerde elektronische handtekening is gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening. Partijen aanvaarden andere elektronische handtekeningen en e-mails als bewijs tussen hen, onverminderd het recht van elke partij om de echtheid, de integriteit of de herkomst ervan te betwisten.

17.5 Bij verschil tussen de Nederlandse en de Franse versie van deze voorwaarden heeft de Nederlandse voorrang.

18. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

18.1 De Overeenkomst wordt uitsluitend beheerst door het Belgisch recht.

18.2 Partijen trachten elk geschil eerst in onderling overleg op te lossen. Lukt dat niet binnen dertig (30) kalenderdagen, dan is de ondernemingsrechtbank Antwerpen bij uitsluiting bevoegd